התאמת חשבון עם הבנק

שיעור זה מסביר כיצד משווים את היתרה הרשומה בספרי העסק, כלומר בהנהלת החשבונות של העסק, ליתרה המופיעה בדף החשבון מהבנק, שהוא פירוט הפעולות שהבנק רשם, מאתרים את מקורות הפער ומתקנים את הרישומים הנדרשים. הרעיון המרכזי הוא ששני המקורות מתארים את אותו חשבון, אך פעולות מסוימות נרשמות במועדים שונים או נופלות בהן שגיאות, ולכן נדרש תהליך בקרה מסודר.

השוואת יתרת כרטיס הבנק בספרי העסק לדף החשבון מהבנק

כרטיס הבנק בספרי העסק הוא חשבון נכס. יתרת חובה בו מבטאת כספים של העסק המוחזקים בבנק. לעומת זאת, בדף החשבון שהבנק שולח, אותה יתרה חיובית מופיעה כיתרת זכות, משום שהכסף הוא התחייבות של הבנק כלפי העסק.

בתהליך ההשוואה בודקים כל רישום בשני המקורות. חיוב בכרטיס הבנק בספרי העסק, כגון הפקדה או תקבול, כלומר כספים שנכנסו לחשבון, אמור להופיע כזיכוי בדף הבנק. זיכוי בכרטיס הבנק, כגון משיכת שיק או תשלום, אמור להופיע כחיוב בדף הבנק.

את הפעולות המופיעות בשני המקורות בסכום זהה מסמנים כפעולות תואמות. הפעולות שאינן תואמות הן גורמי ההפרשים. ניתן לחלק אותן לשתי קבוצות: פעולות שנרשמו בעסק אך טרם עודכנו בבנק, ופעולות שנרשמו בבנק אך טרם נרשמו בעסק.

ההתאמה אינה משנה את הרישום בדף הבנק, שכן הבנק מנהל את רישומו לפי נתוניו. היא משמשת את העסק לבדוק את נכונות ספריו ולהשלים רישומים חסרים.

גורמי הפרשים: שיקים שנמשכו וטרם נפרעו והפקדות בדרך

שיקים שנמשכו וטרם נפרעו הם שיקים שהעסק מסר למוטב, כלומר לגורם שקיבל את השיק, ורשם מיד בספריו כזיכוי בחשבון הבנק, אך המוטב טרם הציג אותם לפירעון. עד שהבנק יחייב את החשבון, יתרת דף הבנק גבוהה יותר מהיתרה בספרי העסק.

הפקדות בדרך הן מזומנים או שיקים שהעסק הפקיד בבנק ורשם בספריו כחיוב בחשבון הבנק, אך הבנק טרם זיכה את החשבון בפועל. הדבר יכול לקרות כאשר ההפקדה בוצעה בסוף יום עסקים או כאשר נדרש זמן עיבוד. במצב זה יתרת דף הבנק נמוכה יותר מהיתרה בספרי העסק.

שני הגורמים האלה נובעים מהפרש זמנים בין מועד הרישום בעסק למועד העיבוד בבנק. הם אינם מעידים על שגיאה ברישום, ולכן אין צורך ברישום מתקן בספרי העסק. הם יופיעו רק בצד של דף הבנק בעת עריכת ההתאמה.

חיובים וזיכויים בבנק שטרם נרשמו בעסק

קבוצה אחרת של הפרשים כוללת פעולות שהבנק כבר רשם בדף החשבון, אך העסק טרם רשם אותן בספריו. פעולות אלה מחייבות בדיקה ורישום בספרי העסק.

• עמלות בנקאיות – חיוב בגין ניהול חשבון, ביצוע פעולות או מתן שירותים.
• ריבית חובה – חיוב בגין ניצול אשראי או הלוואה, המהווה הוצאה לעסק.
• ריבית זכות – זיכוי בגין פיקדון או יתרה חיובית, המהווה הכנסה לעסק.
• שיק חוזר – שיק שהופקד בעבר והבנק זיכה את החשבון בגינו, אך לאחר מכן חזר מחוסר כיסוי או מסיבה אחרת, ולכן הבנק ביטל את הזיכוי וחייב את החשבון.
• הוראות קבע וגביות ישירות – תשלומים שוטפים שהבנק מבצע על פי הרשאה, כגון חשבונות שירותים או מסים.

כל עוד העסק לא רשם פעולות אלה, יתרת כרטיס הבנק בספריו אינה משקפת את המצב האמיתי. לכן יש לרשום עבורן פקודות יומן מתקנות, כלומר רישומים בספרי העסק המשלימים את הפעולה החסרה, בהתאם לאופי הפעולה.

עריכת לוח התאמת בנק והגעה ליתרה מותאמת

לוח התאמת בנק הוא מסמך עבודה המרכז את היתרות ואת התיקונים הנדרשים בכל אחד משני המקורות. מטרת הלוח היא להגיע אל היתרה המותאמת, שהיא היתרה הנכונה של חשבון הבנק לאחר התייחסות לכל גורמי ההפרשים.

בחלק הראשון מתאימים את דף הבנק. מתחילים ביתרה המופיעה בדף הבנק, מוסיפים הפקדות בדרך ומפחיתים שיקים שנמשכו וטרם נפרעו. תוצאת החלק היא היתרה המותאמת מצד הבנק.

בחלק השני מתאימים את ספרי העסק. מתחילים ביתרה הרשומה בכרטיס הבנק בספרי העסק, מוסיפים זיכויים שהבנק רשם ושטרם נרשמו בעסק, כגון ריבית זכות, ומפחיתים חיובים שהבנק רשם ושטרם נרשמו בעסק, כגון עמלות, ריבית חובה ושיקים חוזרים. תוצאת החלק היא היתרה המותאמת מצד ספרי העסק.

שני החלקים חייבים להסתיים באותה יתרה מותאמת. אם יש אי־התאמה, יש לחפש טעות בהעתקת הנתונים, בחישוב או בזיהוי גורם ההפרש.

את הנתונים יש להעתיק ללוח ההתאמה בזהירות, תוך הפרדה ברורה בין סעיפים שמשפיעים על דף הבנק לבין סעיפים שמשפיעים על ספרי העסק. ערבוב בין שני החלקים עלול להוביל ליתרה מותאמת שגויה או לרישום מיותר של פקודת יומן.

פקודות יומן מתקנות בעקבות ההתאמה

פקודות יומן מתקנות נרשמות רק עבור סעיפים שהופיעו בחלק של ספרי העסק בלוח ההתאמה. סעיפים הקשורים לדף הבנק בלבד, כגון הפקדות בדרך ושיקים בדרך, אינם יוצרים רישום חדש בספרי העסק.

אם התגלה חיוב בנק שלא נרשם, יש לזהות תחילה את מהותו: עמלה, ריבית, שיק חוזר או תשלום אחר. הזיהוי קובע איזה חשבון יחויב או יזוכה בפקודת היומן.

• עמלת בנק: חובה הוצאות עמלות בנק, זכות בנק.
• ריבית חובה: חובה הוצאות ריבית, זכות בנק.
• ריבית זכות: חובה בנק, זכות הכנסות ריבית.
• שיק חוזר מלקוח: חובה לקוחות, זכות בנק.

רישום השיק החוזר מבטל את הזיכוי שניתן בעת ההפקדה ומחזיר את יתרת החוב ללקוח.

לאחר רישום פקודות היומן, יתרת חשבון הבנק בכרטיס בספרי העסק צריכה להיות שווה ליתרה המותאמת שהתקבלה בלוח ההתאמה. בדיקה זו מאשרת שהתיקונים הושלמו כראוי.

טעויות רישום הקשורות לבנק ותיקונן

טעות יכולה להתגלות בספרי העסק או בדף הבנק. אופן התיקון תלוי במקום שבו אירעה הטעות.

• טעות בספרי העסק: לדוגמה, אם העסק רשם סכום שגוי של שיק או הפקדה, יש לתקן את הרישום בספרים. התיקון יופיע בחלק של ספרי העסק בלוח ההתאמה, ותירשם פקודת יומן מתאימה להשלמת החסר או לביטול היתר.
• טעות בדף הבנק: לדוגמה, אם הבנק חייב או זיכה את החשבון בסכום שאינו שייך לעסק, אין לתקן את ספרי העסק. יש להציג את ההפרש בחלק של דף הבנק ולפנות לבנק לתיקון הרישום.

כאשר הטעות היא בסכום, יש לחשב את ההפרש בין הסכום הנכון לסכום שנרשם. אם נרשם סכום נמוך מהנכון, יש להשלים את החסר. אם נרשם סכום גבוה מהנכון, יש להפחית את היתר.

כאשר הטעות מתגלה לאחר שכבר נערך לוח התאמה קודם, יש לבדוק אם היא תוקנה בבנק או בספרים, ולעדכן את הרישום הנוכחי בלבד.