מאזני בוחן

פרק זה עוסק בכלי בקרה חשבונאי פנימי, המרכז את יתרות החשבונות מהכרטסת ובודק את תקינות הרישום הכפול. הרעיון המרכזי הוא שכל רישום נכון של פעולה כלכלית שומר על איזון בין צד החובה לצד הזכות, ולכן אפשר לבדוק את שלמות המערכת באמצעות רשימה מסודרת של יתרות.

מאזן בוחן — הגדרה ומטרה

מאזן בוחן הוא רשימה של כל החשבונות המופיעים בכרטסת של העסק, כלומר אוסף החשבונות שבו נרשמות התנועות, בצירוף היתרה הסופית של כל חשבון למועד מסוים. מטרתו העיקרית לוודא שסך יתרות החובה שווה לסך יתרות הזכות, וכך לבחון אם עקרון הרישום הכפול ייושם כראוי.

לצד מטרת הבקרה, מאזן הבוחן משמש שלב ביניים חשוב בין ניהול החשבונות השוטף לבין הכנת הדוחות הכספיים. הוא מסייע באיתור טעויות טכניות לפני סגירת הספרים, ומציג את היתרות במקום אחד.

חשוב להבחין: מאזן בוחן אינו הדוח הכספי הנקרא מאזן. מאזן בוחן כולל גם חשבונות תוצאתיים, כלומר חשבונות הכנסות והוצאות, ואילו הדוח הכספי הנקרא מאזן מציג רק נכסים, התחייבויות והון עצמי.

הקשר בין היומן, החשבונות ומאזן הבוחן

התהליך החשבונאי מתחיל בספר היומן. זהו ספר שבו נרשם כל אירוע כלכלי בסדר כרונולוגי, באמצעות פקודת יומן הכוללת צד חובה וצד זכות בסכומים שווים.

לאחר מכן מועברות הפעולות מהיומן אל הכרטסת. בכל חשבון, המתנהל בדרך כלל ככרטיס T, נרשמות התנועות בצד המתאים: חובה או זכות. כרטיס T הוא תרשים חשבונאי פשוט בצורת האות T, שבו צד אחד משמש לרישום חובה והצד השני לרישום זכות. פעולה זו נקראת סיווג, משום שהיא מעבירה את הנתונים אל החשבון הנוגע בדבר.

בסוף התקופה, או במועד בדיקה, מחשבים את היתרה הסופית של כל חשבון ומעבירים אותה אל מאזן הבוחן. אם פקודות היומן נרשמו באופן מאוזן וההעברה לכרטסת בוצעה ללא שגיאה, סך היתרות בצד החובה יהיה שווה לסך היתרות בצד הזכות.

הכנת מאזן בוחן מיתרות החשבונות

הכנת מאזן הבוחן נעשית על בסיס היתרות בכרטסת, ולכן יש לעבוד בשלבים מסודרים:

• מסכמים את כל התנועות בצד החובה של החשבון ואת כל התנועות בצד הזכות.
• מחשבים את ההפרש בין שני הצדדים. הפרש זה הוא יתרת החשבון.
• אם סך החובה גדול מסך הזכות, מתקבלת יתרת חובה.
• אם סך הזכות גדול מסך החובה, מתקבלת יתרת זכות.
• מעבירים את היתרה הסופית של החשבון אל מאזן הבוחן, בטור המתאים לה.

יתרה אינה פעולה בודדת שנרשמה בחשבון, אלא הסכום הנותר לאחר סיכום כל התנועות. לכן כל חשבון מופיע במאזן הבוחן פעם אחת בלבד, עם יתרתו הסופית.

מבנה מאזן הבוחן

מאזן הבוחן נערך כרשימה מסודרת של שלושה פרטים עיקריים לגבי כל חשבון:

• שם החשבון — שם החשבון כפי שהוא מופיע בכרטסת, למשל קופה, לקוחות, ספקים או הכנסות ממכירות.
• יתרת חובה — היתרה של חשבונות שבהם סך החובה גדול מסך הזכות.
• יתרת זכות — היתרה של חשבונות שבהם סך הזכות גדול מסך החובה.

את החשבונות נהוג לסדר בסדר הגיוני: תחילה נכסים, לאחר מכן התחייבויות, אחר כך הון עצמי, ולבסוף הכנסות והוצאות. בתחתית הרשימה מופיעה שורת סיכום, שבה מסוכמים בנפרד טור יתרות החובה וטור יתרות הזכות.

עקרון השוויון: סך חובה = סך זכות

עקרון השוויון הוא הבסיס של מאזן הבוחן. הוא נובע מכך שכל פעולה כלכלית נרשמת ברישום כפול: צד אחד מחויב וצד אחר מזוכה באותו סכום. לכן, אם הרישום בוצע כראוי, סך יתרות החובה חייב להיות שווה לסך יתרות הזכות.

כאשר מתקבל שוויון בין שני הטורים, יש בכך סימן שהרישום הכפול נשמר מבחינה טכנית. עם זאת, שוויון אינו הוכחה מוחלטת לכך שאין כל טעות. יש טעויות שאינן פוגעות בשוויון, ולכן אינן מתגלות במאזן הבוחן.

לעומת זאת, אם מתקבל אי־שוויון, ברור שנפלה טעות באחד השלבים: בפקודת היומן, בהעברה לכרטסת, בחישוב היתרה או בהעברת היתרה אל מאזן הבוחן.

סיווג יתרות: נכסים, התחייבויות, הון, הכנסות, הוצאות

כדי לקרוא נכון את מאזן הבוחן, יש לזהות את סוג החשבון שאליו שייכת כל יתרה. הסיווג מאפשר גם להבין את משמעות היתרה וגם להכין בהמשך את הדוחות הכספיים.

יתרות חובה שכיחות

• נכסים — משאבים שבבעלות העסק או בשליטתו, הצפויים להניב לו הטבה כלכלית בעתיד. דוגמאות: קופה, עו״ש בבנק, לקוחות, מלאי, ציוד ומבנים.
• הוצאות — עלויות שנועדו לייצר הכנסה בתקופה החשבונאית. דוגמאות: הוצאות שכר, הוצאות שכירות, הוצאות חשמל והוצאות מימון.

יתרות זכות שכיחות

• התחייבויות — חובות של העסק לגורמים אחרים. דוגמאות: ספקים, הלוואות מבנק וזכאים שונים.
• הון עצמי — מקורות המימון של הבעלים בעסק, לרבות השקעות בעלים ורווחים שנצברו.
• הכנסות — גידול בהטבות הכלכליות של העסק הנובע מפעילותו, כגון הכנסות ממכירות או הכנסות משירותים.

חשבון פחת נצבר הוא דוגמה חשובה לחשבון הקשור לנכס אך יתרתו זכות. זהו חשבון מפחית נכס, ולכן הוא מקטין את ערך הנכס בדוחות הכספיים, אף שהוא נכלל במאזן הבוחן בצד הזכות.

איתור טעויות רישום באמצעות מאזן הבוחן

מאזן הבוחן מסייע לאתר טעויות שפוגעות בשוויון בין חובה לזכות. טעויות כאלה גורמות בדרך כלל להפרש בין סך טור החובה לסך טור הזכות.

טעויות שמתגלות במאזן הבוחן:

• רישום סכום שונה בצד החובה ובצד הזכות באותה פקודת יומן.
• העברת סכום לצד הלא נכון בכרטסת, למשל רישום חובה במקום זכות.
• השמטת העברה של צד אחד בלבד מפקודת היומן אל החשבון.
• טעות בחישוב היתרה של חשבון או בסיכום הטורים.
• העברת יתרה של חשבון אל הטור הלא נכון במאזן הבוחן.

לצד זאת, יש טעויות שאינן פוגעות בשוויון, ולכן מאזן הבוחן לא יגלה אותן:

• השמטה מלאה של פעולה: הפעולה לא נרשמה ביומן ולא הועברה לכרטסת.
• רישום סכום שגוי בשני הצדדים, למשל רישום 10,000 ₪ במקום 1,000 ₪ גם בחובה וגם בזכות.
• סיווג שגוי בין שני חשבונות מאותו צד, למשל חיוב הוצאות חשמל במקום הוצאות טלפון.
• רישום כפול של אותה פקודת יומן, כאשר שני הצדדים נרשמים שוב באופן מאוזן.